第一章 总则
第一条 为推进学校档案工作规范化、标准化，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校各项工作服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》以及教育部《高等学校档案管理办法》等相关法律法规的规定和要求，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 学校档案是指学校在从事教学、科研、管理、社会服务、文化交流和其他各项活动中形成的对师生员工、学校和社会服务有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史纪录。
第三条 学校档案工作是学校工作的重要组成，是学校发展不可缺少的重要管理要素。档案馆是学校内部设置的管理学校档案的专门机构。
第二章 体制、机构和任务
第四条 学校设立档案工作领导小组作为全校档案工作的指导、协调、监督机构，主要职责为：
（一） 贯彻落实国家档案工作法律法规和方针政策、审议学校档案工作规划和档案管理规章制度，并组织实施；
（二） 检查、监督、指导学校档案工作，解决档案工作中存在的问题；
（三） 研究决议学校档案工作中的重要事项；
（四） 协助落实档案工作所需设备和经费。
第五条 档案馆既是学校档案工作管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案资料的机构，主要职责为：
（一） 贯彻落实国家档案工作法律法规和方针政策，规划学校档案工作，制定专项工作计划，建立健全学校档案管理与业务工作制度，指导学校各部门归档文件材料的形成、积累和归档工作；
（二） 根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标注、保管期限和整理规范，负责学校档案业务规范的制定和审查，接收、整理、鉴定、统计以及按规定提供档案查询与利用服务；
（三） 集中统一管理学校各部门业务工作档案，并根据档案的不同等级，采取有效措施加以保护和管理；
（四） 组织和实施档案安全管理，确保档案实体和信息的安全，维护档案的完整、准确和系统性；
（五） 对学校档案工作人员和有关业务人员开展档案业务培训和法律法规宣传，对档案工作中违法违纪情况进行检查通报。
第六条 学校各部门应有1位负责人分管本部门的档案工作，并设立兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作，档案员队伍应保持相对稳定。
一、归档部门分管领导职责：
（一） 组织本部门人员学习档案法律法规和工作制度；
（二） 做好本部门档案业务监督、指导和检查工作，保证归档档案的质量；
（三） 管理本部门档案员工作并解决工作中的困难。
二、兼职档案员职责：
（一） 贯彻落实本校档案管理规定，制定本部门档案工作计划；
（二） 做好本部门文件材料的收集工作；
（三） 按时将需要归档的文件材料整理组卷，做到组卷符合要求并及时向档案馆移交档案；
（四） 做好存放在本部门的文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用和安全工作。
第三章 文件材料的收集、归档和移交
第七条 学校实行档案材料形成单位归档制度，学校部门立卷归档分工原则为：全校性、综合性的文件材料由办公室（党委巡察办）负责立卷归档，职能部门分工负责相应门类的归档。凡由多个部门分工协作完成的项目，由主办部门负责归档，协作部门应将原件交主办部门归档，因承担任务需要保留原件的，应将复制件交主办部门保存。
第八条 各部门工作人员在职务活动中经办的文件及教学、科研、社会服务工作中形成的有保存价值的纸质和电子文件材料，都应及时交本部门档案员归档。任何部门和个人不得长期积压留存应归档材料。
第九条 档案馆根据档案工作要求，编制《云南水利水电职业学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》，各部门根据部门归档内容，按照《云南水利水电职业学院档案材料归档工作规范》相关要求进行立卷归档。
第十条 列入《云南水利水电职业学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》内的档案材料，除注明由部门保存的档案外，均需移交档案馆集中保存。各部门形成的档案材料应在《云南水利水电职业学院档案归档工作规范》规定时间内完成归档移交工作。
第十一条 档案馆应及时接收各部门移交的档案，在不具有接收保管条件时，应指导并督促档案业务部门做好档案管理工作。接收档案必须履行相关手续，制作移交目录对照检查后交接双方签名盖章。
第四章 档案的管理与利用
第十二条 档案原则上由档案馆分类和集中利用，由各部门保存的档案由部门依法依规进行管理和利用。
第十三条 学校档案根据《云南水利水电职业学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》对档案材料进行分类、编号。档案馆根据档案重要性确定利用范围，建立档案借阅与审批制度。
第十四条 档案工作人员须对其分管门类的归档文件的密级进行检查，承担归档文件材料的安全保密管理责任。要求如下：
（一） 严禁私人保存、复制档案材料，摘抄、传播涉密档案内容。不得私自将档案带出档案室。
（二） 严禁未经许可将涉密档案内容在互联网上发布，严禁在各种通信渠道中传播涉密档案内容。
第十五条 档案馆应建立档案统计、检查制度。每年对档案的收进、移出、保管、利用和馆藏情况进行统计和检查，按照有关规定向上级部门报送工作情况。
第十六条 档案馆应做好档案鉴定工作，对保管期限已满的档案，会同相关部门进行鉴定，失去保存价值的档案经档案鉴定工作小组批准后予以销毁。销毁时应指定专人实施，相关部门须派人监督，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，严禁销毁任何档案。
第十七条 档案馆应依法依规向全校和全社会开放档案，发挥档案的信息功能，提高档案利用率。利用和开发档案遵循如下原则：
（一） 未经学校授权或上级主管部门批准，任何组织和个人无权公布学校档案。
（二） 校内外单位和个人查阅、摘录、复制学校档案，须经档案形成单位或个人和档案馆同意，其中涉密档案须经相关管理人员同意，报分管校领导批准。
（三） 档案原则上不提供原件外借，如有特殊需要，须经档案形成部门和档案馆负责人审批，必要时报分管校领导批准。
第十八条 学校已藏档案属于下列情况之一者不予开放：
（一） 涉及党和国家秘密的；
（二） 涉及专利和技术秘密的；
（三） 属于个人隐私的；
（四） 档案形成部门规定限制利用的。
第十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，加盖档案馆公章的档案复制件与原件具有同等效力。
第二十条 档案馆采取多种形式，积极开展档案宣传工作。
第五章 条件保障
第二十一条 档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，必要时设立专项经费。
第二十二条 学校根据档案管理要求，改善档案管理设备设施条件。
第六章 档案工作考核
第二十三条 档案工作考核在档案工作领导小组领导下进行，由档案馆负责具体实施。
第二十四条 每年底对各部门的归档工作进行一次考核，重点对部门分管领导的重视程度、建立岗位责任制、归档材料的收集整理，归档移交时间等方面的情况进行考核。
第二十五条 考核结果经档案工作领导小组审定后，纳入部门年度业务工作考核。
第七章 附则
第二十六条 本办法由档案馆负责解释，自发文之日起执行，各部门参照本办法结合实际制定本部门档案管理办法。
